Тема 4. ВИДЫ ДЕЛОВОЙ РИТОРИКИ
Деловая беседа: хорошо разыгранная пьеса. Деловые переговоры. Телефон: наш друг и наш враг. Собрание и совещание: в чем разница. Презентация.
Обсудим вопросы:
С какой целью проводят деловые беседы? Как подготовить и провести деловую беседу? Каковы этапы деловой беседы? Что такое совещание, как его подготовить и провести? В чем разница между совещанием и собранием?
Что такое презентация как форма делового общения? С какой целью проводят презентацию? Какие бывают презентации? Как организовать презентацию? Как подготовить презентационную речь? Какие ошибки допускаются в презентации?
Основные понятия
Модератор – (лат. moderator удерживающий в повиновении) – человек, который регулирует процесс какого-либо взаимодействия, мероприятия, направляя его ход на достижение результата.
Конфликтоген – слово, которое может привести к возникновению конфликтной ситуации и перерастанию ее в конфликт.
Кворум – установленное законом или инструкцией такое число присутствующих на собрании или заседании, при котором решения собрания (заседания) являются правомочными.
4.1. Деловая беседа: хорошо разыгранная пьеса
Деловая беседа – специально организованный предметный разговор, служащий установлению отношений, решению деловых задач, выработке конструктивных решений по проблемам. Внутренние беседы проводятся руководителями и сотрудниками внутри организации, учреждения. Внешние - между партнерами разных организаций и учреждений.
По мнению специалистов, предприниматель тратит на деловые беседы от 50 до 90% своего рабочего времени.
Виды внутренних деловых бесед
|
№№ |
Вид деловой беседы/ситуация |
Цель проведения |
|
1. |
Прием или увольнение персонала |
Выявить профессиональный потенциал и личностные качества кандидата на должность или причины на увольнение. |
|
2. |
Поручение задания |
Информировать о производственном задании и инструктировать обособенностях его выполнения. |
|
3. |
Подготовка персонала к внедрению инноваций |
Настроить сотрудников на положительное восприятие инноваций: сообщить о цели, причинах и способах внедрения.
|
|
4. |
Беседы дисциплинарного характера с подчиненными |
Выявить причины нарушения дисциплины, некачественного выполнения работы. Стимулировать необходимые изменения в поведении сотрудника (в зависимости от причин). |
|
5. |
Неформальные беседы |
Улучшить психологический климат в коллективе: узнать, как складываются отношения между сотрудниками, выявить проблемы и вовремя их разрешить; предотвратить конфликт. |
|
6. |
Разрешение конфликтных ситуаций |
Анализировать конфликтную ситуацию, выявить причины конфликта, обсудить возможные способы его урегулирования. |
Специалисты утверждают, что хорошо подготовленная и правильно проведенная деловая беседа в 7-ми случаях из 10-ти помогает достичь результатов; повышает производительность труда на 20-30%.
Подготовка включает 2 аспекта: организационный и аналитико-содержательный.
1) Решаем:
- с кем встречаться (участники);
- когда и почему (время; например: лучше первая половина дня, чтобы знать, как действовать в течение дня);
- где и почему/зачем (место; в своем кабинете, в нерабочей зоне за круглым столом, например: чай попьем, заодно и выясню…);
- сколько времени потребуется (регламент – 10 - 30 мин.).
2) Моделируем ход деловой беседы в разных вариантах:
- четко формулируем цель беседы, и ожидаемый результат (информировать о чем-либо; склонить собеседника к принятию нужного решения; принять решение; решить проблему);
-прогнозируем собеседника (составляем психологический портрет, уточняем репрезентативную систему восприятия (кинестетик, аудиал, визуал), а также его интересы и намерения, цели, оценки, суждения, компетенцию и др.). Задаем вопрос: Если бы я был на его месте, то что мне было бы интересно/ важно?;
-выбираем стратегию достижения результата (принятие решений на основе общих выводов; достижение своей цели любой ценой; компромисс), способы и приемы воздействия;
- обозначаем основные вопросы (идеи), которые нужно обсудить, чтобы получить наилучший результат (не более 3-х);
-определяем ключевые слова беседы и используем их при формулировке вопросов и выражении основных положений проблемы;
- формулируем вопросы к собеседнику и предполагаемые варианты его ответов на них, а также возможные вопросы собеседника и наши ответы на них;
- подбираем необходимый материал: документы, факты, статистические данные, официальные данные, публикации, наглядный материал (лучше один раз увидеть!) и др.;
-анализируем и систематизируем материал по проблемам; комментируем его согласно цели беседы;
- продумываем процесс взаимодействия (как начать беседу; что сказать, о чем промолчать: «Секрет быть скучным состоит в том, чтобы рассказывать все» (Вольтер); как преодолеть барьеры, которые могут возникнуть; как создать нужную атмосферу; как вести себя, если возникнет конфронтация; как не упустить главное в беседе (записывать); как завершить беседу).
При моделировании хода деловой беседы используем конструкции:
ЕСЛИ…, ТО …;
ЕСЛИ он…, ТО я….;
ЕСЛИ я…, ТО он… .
Проведение деловой беседы включает 5 этапов.
Этап 1. Начало беседы: установление контакта
Задачи этого этапа:
Тип контакта («сверху» - доминирующий; «снизу» - подчиняющийся», «наравне»; дружелюбный, нейтральный, агрессивный) устанавливается еще до первых слов: невербальные средства помогают спрогнозировать его.
|
№№ |
Входящий |
Встречающий |
|
1. |
Вошел бодро, размахивая руками, плечи расправлены, голова приподнята ИЛИ вяло, опущены плечи, голова поникла. |
Выходит из-за стола, энергично направляется к собеседнику, использует личную зону, предлагая ему занять позицию угловую/сотрудничества ИЛИ поднимает голову от бумаг, легкий кивок головы в направлении стула, ИЛИ углубляется в бумаги, недовольный вид. |
|
2. |
Улыбка, открытый взгляд ИЛИ губы поджаты/уголки губ опущены, взгляд исподлобья/искоса поглядывает |
Улыбка, открытый взгляд ИЛИ губы поджаты/уголки губ опущены, взгляд исподлобья/искоса поглядывает. |
|
3. |
Сразу проходит к собеседнику, садится, занимая угловую позицию, использует личную зону ИЛИ стоит у дверей, присел на краешек стула, использует общественную зону. |
Встречает рукопожатием «наравне» (короткая дистанция) ИЛИ «сверху» (длинная/ короткая дистанция), ИЛИ «снизу» (длинная/короткая дистанция). |
Обязательно!
Улыбка + доброжелательный взгляд + приветствие (при необходимости – рукопожатие) + обращение по имени-отчеству (при необходимости – представление, знакомство, обмен визитными карточками).
Создаем благоприятную атмосферу, заинтересовываем партнера, используя эффективные методы начала деловой беседы. Цель считается достигнутой, если ваши слова, сопровождающиеся соответствующими невербальными средствами, вызовут у партнера улыбку, смех, открытые жесты, позу.
1. Метод снятия напряженности - один из универсальных и действенных, который не требует особых усилий при подготовке:
а) используем «теплые» слова, формулы речевого этикета
Имя-отчество + «рад нашей встрече», «рада вас видеть», «опять мы вместе», «счастлив, что нам предстоит совместно» и др.;
б) хвалим или делаем комплимент.
Полная форма комплимента:
улыбка + имя-отчество + чему делаем комплимент (предмет комплимента) + почему это так (причины, подтверждающие справедливость сказанного) + открытый вопрос (позволит партнеру вступить в диалог).
Например: Сергей Львович, Вы организованный человек: несмотря на загруженность, выполнили такое сложное задание вовремя. Как Вам это удалось?
Сокращенная форма комплимента:
улыбка + имя-отчество + чему делаем комплимент (предмет комплимента) +открытый вопрос.
Например: Ирина Михайловна, Вы так быстро включаетесь в работу! Что Вы для этого делаете?
г) подчеркиваем значимость партнера:
«Вот и главный эксперт подошел. Только Вы можете нам помочь…»;
д) уместно шутим (если знаем аудиторию).
2. Метод «зацепки» (или ассоциации) можно использовать для образного представления сути проблемы, которая будет обсуждаться, что позволит с самого начала направить беседу на реализацию цели. Сказанное должно быть связано с темой, проблемой беседы:
а) используем актуальное событие, известное партнеру;
б) приводим сравнение;
в) делимся личным впечатлением: что понравилось, что особенно интересно;
г) рассказываем анекдот, интересный случай;
д) задаем нестандартный вопрос.
Например: «Студентов в коридоре…, как мухи на мед. Понятно – экзамен. Кстати, а кто принимать будет, ведь Алла Ивановна заболела?» - «Да-а-а? Вот это новость. Так…Кто у нас еще читал эту дисциплину?»
3. Метод стимулирования игры воображения - это постановка сразу нескольких вопросов по проблемам, которые будут обсуждаться в беседе.
Как утверждают специалисты, метод эффективен, когда деловой партнер оптимистично и объективно видит ситуацию, а если иначе - обратная реакция: партнер может испугаться, почувствовав давление, начнет обороняться и даже проявлять агрессию.
4. Метод «прямого подхода» целесообразно использовать только в следующих ситуациях:
Шаги по реализации метода:
Называем причину встречи ---- обозначаем главный вопрос/проблему ---- обсуждаем вопросы (от общих к частным).
Ошибка!
1. Использовать метод, не соответствующий ситуации общения; без учета социально-психологических особенностей партнера.
2. Начинать беседу с «коммуникативного самоубийства», используя
обилие извинений «Извините, можно войти; простите, я вам не помешал»; «Извините, Вам, кажется не до меня…».
3. Проявлять неуверенность: не уметь вовремя сказать «нет»; не говорить открыто о своих желаниях и требованиях, позитивных и негативных чувствах; не уметь устанавливать и завершать контакт; использовать не соответствующие ситуации невербальные средства.
4.Проявлять неуважение, пренебрежение к собеседнику:
«Шел мимо, думаю, дай зайду; надо обсудить…», «Давно хотел зайти к Вам, а тут шел мимо…».
5.Не вынуждать собеседника с самого начала занимать оборонительную позицию, задавая некорректные вопросы, упрекая и обвиняя его в чем-то. Например, встречаете собеседника словами: «Вы всегда опаздываете, когда Вас приглашают/ждут?», с издевкой: «Вы, как всегда вовремя...», «Где Ваши материалы? Вы, как всегда, не подготовились…».
Задачи и способы:
Используем форму диалога: задаем уточняющие (кто?, где?, когда?, сколько?, что?) и открытые вопросы (почему?, зачем?, как?).
Слушаем ответы и записываем необходимую для решения проблемы информацию.
Например: сообщаем, что необходимо 200 тыс. рублей (!) на ремонт детского сада; благотворитель, слушая, активно кивает головой, доволен, не выражает озабоченности…. Добавляем – «и 100 тыс. рублей на обновление мебели». Он соглашается.
Этап 3. Аргументирование и опровержение доводов партнера
Задачи и способы:
· выслушиваем сразу несколько возражений и пытаемся их понять;
· не спешим с ответом;
· задаем уточняющие вопросы: не говорим ли мы о разных вещах, например: «Вы предлагаете…?», «Что это значит…?»;
· выясняем, чем вызваны возражения: разными точками зрения или формулировками вопросов, проблем.
Например: решаем, можем ли увеличить заработную плату без ущерба производству. Требуется один ответ: «можем/ не можем увеличить заработную плату без ущерба производству» (обозначаем позиции и аргументируем их), а вместо этого партнер называет причины личного характера, почему необходимо повысить заработную плату. Деликатно направляем партнера: «Вы совершенно правы, есть веские причины, и Вы их четко обозначили, но все-таки можно ли увеличить заработную плату без ущерба производству? Какие у нас есть для этого основания? Что Вы можете предложить?»
· возражая, остаемся благожелательными (называем по имени-отчеству, демонстрируем открытость и дружелюбие); не говорим категорично;
· используем, в зависимости от ситуации разные методы опровержения;
· признаем доводы, которые не влияют на принятие нужного решения;
· используем конструкции вопросов: «Если…, Вы …?» или «Вы бы…?»
Например: «Если выйдет приказ о Вашем назначении на должность до 10 апреля…, Вы сможете организовать поставку …к 15 апреля?»; «Вы бы пользовались этим?», «Вы бы хотели это иметь?».
Задача – достижение основной или альтернативной (запасной) цели.
Подводим партнера к принятию нужного решения. Для этого:
· перефразируем (Вы-подход): «Если я Вас правильно понял, Вы сказали, что…»;
· задаем вопросы, ставящие партнера перед необходимостью выбора между двумя вариантами ответа.
Например:
А : - Что, на Ваш взгляд, будет целесообразнее: обсудить на совещании изменение в штатном расписании или сразу подготовить приказ и разослать его по отделам?
Б: - Думаю, лучше сначала обсудить, чтобы… /лучше подготовить и разослать приказ, чтобы…
А: Хорошо, вот материалы, готовьте совещание/ приказ;
· задаем альтернативные вопросы, одна часть которых более выгодна партнеру, например: «Так что Вы решили: завтра заменяете заболевшего коллегу или поедите на объект … в город… на пару дней. Кстати, командировочные расходы не предусмотрены»; «Как Вы будете действовать: ... или …?»; «Что Вы выбрали: … или …?», «Что покупаете: … или …?».
· метод Сократа: задаем первые два простых однозначных вопроса, на которые партнер легко сможет дать утвердительный ответ, тогда и на последующий, более существенный, вопрос он ответит, скорее всего, согласием.
Этап 5. Завершение беседы: выход из контакта
Задачи и способы:
1. Резюмируем результаты деловой беседы.
«Закон края» требует четко и кратко сформулированных выводов, поэтому используем следующие фразы: «Итак, мы договорились…», «Давайте подведем итоги…», «Мы с Вами говорили… и решили…»;
при необходимости четко обозначаем пункты: «во-первых/первое…», «во-вторых/второе…», «в-третьих/третье…» (не более трех).
2. Стимулируем собеседника к выполнению намеченных действий, используя фразы: «Надеюсь, Вы справитесь…», «Ваш опыт гарантирует…», «Это Вам по плечу, Вы легко сможете…», «Ваша компетентность поможет это выполнить на должном уровне…» и др.
3. Обеспечиваем благоприятную атмосферу в конце деловой беседы, чтобы было желание и дальше сотрудничать, независимо от результата беседы. Для этого используем формулу:
улыбка + имя-отчество + благодарность за понимание/комплимент/похвала + надежда на дальнейшее сотрудничество.
|
№№ |
Во время деловой беседы можно/нужно |
Во время деловой беседы нельзя/ не нужно |
|
1. |
Вести беседу в личной зоне партнера. |
Вторгаться в интимную зону партнера. |
|
2. |
Наблюдать за психологическим и физическим состоянием партнера. Реагировать на изменения. |
Не учитывать изменяющееся психологическое и физическое состояние партнера: возбужден, безразличен, расстроен, покраснел/побледнел и др. |
|
3. |
Повышать интенсивность беседы по мере приближения к концу. |
Ускорять темп беседы, особенно в важных вопросах. |
|
4. |
Постоянно направлять партнера: пояснять цель, задачи; использовать ключевые слова; проговаривать не менее 3-х раз (в начале, середине и конце) ключевые фразы беседы; предлагать наглядный материал (таблицы, схемы, диаграммы и др.) для лучшего понимания сказанного. |
Подменять ключевые слова; излагать взаимоисключающие цели и задачи, дезориентируя партнера; предлагать большой по объему и сложный для понимания абстрактный материал, не подкрепляя наглядностью. |
|
5. |
Начинать с пересекающихся интересов: что объединяет, что важно и вам, и ему. Использовать «Мы-подход»: «Нам с Вами дороги традиции…, поэтому …предлагаю», «Давайте вместе подумаем/решим…» |
Подчеркивать разницу между собой и партнером, например: «В отличиеот Васмне дороги традиции нашего предприятия/ мне важно выполнить задание в срок…», «Если Вам все равно, будет ли наша фирма процветать или зачахнет, то мне…» |
|
6. |
Поддерживать партнера, направляя его на нужное решение проблемы. Используем: 1) прием «да –но»: «Ваше предложение, конечно, интересное, и в ситуации… было бы просто незаменимым, но в данных условиях…»; 2) фразу: «Трудно согласиться…». |
Переходить на личности, показывать, что разногласия вызваны деловыми или человеческими качествами партнера. Негативно оценивать партнера и его высказывания, например: 1.«Ну что эффективного по этому вопросу Вы можете предложить?, «Ну, Вы как всегда не по делу…»; 2. «Уж тут Вы совершенно неправы…» |
|
7. |
Давать возможность высказаться партнеру, чтобы он слушал вас, а не ждал, где бы вставить свое слово; «держать паузу», чтобы его понять.
|
Перебивать речь партнера; это может привести даже к агрессии: «Что Вы не даете мне слово сказать»; не слушать партнера, т.к. может быть отрицательный результат: в последний момент он скажет «нет». |
|
8. |
Обсуждать спорные вопросы после достижения согласия по каким-либо пунктам. Обращаться к достигнутым договоренностям, уточняя детали. |
Обсуждать спорные вопросы один за другим, «ходить по кругу»: одни спорные вопросы порождают другие. |
|
9. |
Выдвигать альтернативную идею, если не можете принять идею партнера.
|
Безоговорочно оспаривать идею партнера, которую вы не можете принять. |
|
10. |
Если процесс обсуждения «буксует», обращайтесь к более привлекательному для партнера аспекту, а затем вернитесь к проблемному. |
Обсуждать проблему, неприятную для партнера. |
Ошибка!
Практика делового общения показывает, что меньше всего уделяют внимание 1-му и 5-му этапам беседы, забывая, что начало и конец любого события хорошо запоминаются («закон края»).
Анализ результатов деловой беседы
Задаем себе вопросы:
Достигнута ли поставленная цель?
Что способствовало ее достижению?
Почему цель не была достигнута?
Выполнит ли партнер то, что обещал сделать?
Какие из приемов оказались наиболее эффективными?
Как усовершенствовать процесс деловой беседы?
4.2. Телефон: наш друг и наш враг.
4.3. Собрание и совещание: в чем разница
Деловое совещание – одна из форм делового взаимодействия сотрудников (специалистов в определенной области) и руководителей с целью обмена мнениями, информацией, проработки заявленной темы, обсуждения и выработки решения по проблеме, составления и утверждения итогового документа (протокола, решения).
Время проведения –
· определенный день недели (кроме внеплановых);
· вторая половина дня;
· не более 1,5 часов.
Пространственная среда – «все видят всех» (например, в форме «круглого стола).
Стадии делового совещания: подготовительная, основная (процесс проведения совещания), заключительная (анализ результатов делового совещания).
Все коммуниканты готовятся к совещанию и участвуют в нем.
|
Если вы организатор и модератор (руководитель отдела, один из ведущих сотрудников) совещания, то: |
Если вы участник совещания, то: |
|
Подготовка · формулируете: -тему совещания; -цель совещания; -перечень обсуждаемых вопросов; · определяете: -количество участников совещания (от 6-9 до 12 максимально); -состав участников: докладчиков (ответственных за подготовку вопросов); -место и время проведения (с 15.30 до 17.00); -регламент выступления и обсуждения; · готовите документ – повестку совещания, в которой все это прописывается, включая указания места, где можно познакомиться с материалами по обсуждаемым вопросам; · рассылаете заранее повестку совещания всем участникам. Проведение Начальный этап · произносите вступительное слово: обращаетесь к присутствующим, настраиваете на деловой и конструктивный характер совещания, уточняете повестку дня.
Основной этап · следите за регламентом в течение всего совещания; · определяете порядок предоставления слова; · вовлекаете «малоактивных», задавая нужные вопросы; · одобряете участников, которые вносят конструктивные предложения; · продвигаете решение проблемы («а если на это посмотреть с другой стороны…», « а какие есть еще варианты…»); · активизируете участников, используя приемы: «высказывание по кругу» и «мозговой штурм» (высказываются все, идеи безоговорочно принимаются, фиксируются); · перефразируете сказанное с целью уточнения («если мы вас правильно поняли,…», «…то есть вы хотели сказать…»); · указываете на совпадение точек зрения; · обозначаете альтернативные точки зрения; · подводите промежуточные итоги.
Завершающий этап · произносите заключительное слово: подводите итоги, комментируете работу совещания и принятое решение, определяете задачи на будущее, настраиваете участников на эффективную работу, благодарите участников. Анализ процесса и результатов · редактируете протокол совещания: уточняете формулировки мнений, предложений, вопросов, позиций, решения совещания; · задаете себе вопросы: Правильно ли был подобран состав участников? Одинаково ли все понимали проблему, если нет, то почему? Была ли дискуссия конструктивной? Почему? Возникали ли конфликты между участниками, если да, то почему? Все ли участники были достаточно активны? Что может сделать совещание более продуктивным? Как это сделать? · рассылаете краткий протоколтем, кто будет выполнять решения; · контролируете ход и выполнение решений.
Ошибка! 1.Подавлять мнение меньшинства – оно может быть самым конструктивным. 2. Пускать совещание на «самотек»: не улавливать настроение, не видеть угрозу конфликта, бесполезность дискуссии. 3. Использовать слова-конфликтогены, некорректные вопросы. |
Подготовка · знакомитесь с: -повесткой совещания; -с материалами по вопросам, которые будут обсуждаться; · готовите необходимые для обсуждения и решения проблемы документы; · формулируете (письменно) -предложение по решению проблемы и аргументы в защиту своего предложения; -вопросы (закрытые - для уточнения фактов, деталей; открытые – Зачем? Что делать? Почему? Как? для прояснения мнений, суждений, концепций, ситуаций); Участие · слушаете пассивно, чтобы услышать сказанное, и активно, задавая открытые и закрытые вопросы, перефразируя сказанное, например: «Если я вас правильно понял, вы сказали…», резюмируя основные положения, чтобы их понять, уточнить; · задаете корректные вопросы, указывая их цель; · внимательно выслушиваете ответы на свои вопросы; · предлагаете свое суждение по проблеме и аргументы в его поддержку; · используете местоимение «Я», показывая, что вы можете взять ответственность на себя; · участвуете в дискуссии: -переводите «атаку на себя» в «атаку на проблему», как бы объединяясь с оппонентом, например: «Я рад, что Вас волнует тот же вопрос, и вы пытаетесь найти наилучшее решение…»; - используете конструктивную критику (называете факты и их причины, действия и ошибки; предлагаете пути решения проблемы, устранения недостатка). Анализ своего участия · задаете себе вопросы: Четко ли я сформулировал и представил свою позицию? Была ли она услышана и понята? Были ли мои вопросы корректны и целесообразны? Продвинули ли они решение проблемы? На что обратить внимание при подготовке к следующему совещанию?
Ошибка! 1.Задавать провокационные вопросы или вопросы-ловушки, которые провоцируют конфликт, а не продвигают решение проблемы. Прослывете конфликтным человеком! 2. Использовать «Вы –утверждения» вместо «Я-сообщений»: говорите не о поступках и мыслях других, («А вот здесь Вы неправильно действовали ..»), а о вашем восприятии их, например: «Мне кажется, что здесь что-то не так…» или вместо критики предлагать свое решение («Мне кажется, что здесь можно предложить другой вариант...»). 3.Интерпретировать чужие идеи (например: «Вот Вы все время говорите…») вместо высказывания собственных предложений (например:«Я думаю /предлагаю/считаю…», «Мне представляется это следующим образом…», «На это можно посмотреть и с другой стороны…»).
|
Собрание – форма делового общения, близкая к совещанию. Цель – подготовить собравшихся к восприятию важной для всего коллектива информации, ее распространение , формирование позитивного отношения к ней, декларация заранее определенного решения.
Сравним эти формы делового общения.
Подготовка
|
№№ |
Собрание |
Совещание |
|
1. |
Организаторы готовят один или несколько докладов. Роль остальных участников –слушать пассивно. |
Как правило, готовятся и организаторы, и остальные участники, т.к. во время совещания любому, а докладчикам тем более, могут быть заданы вопросы. Выслушиваются мнения всех. |
|
2. |
Суть доклада, а иногда даже и тема, заранее неизвестна. Заранее готовится решение, декларация, которая может быть утверждена общим голосованием. |
Тема совещания объявляется заранее. Предложения для решения могут быть собраны заблаговременно, но не всегда. |
|
3. |
Участвует широкий круг лиц – весь профессиональный коллектив. |
Участвуют лица, заинтересованные в решении указанных проблем. |
Проведение
|
№№ |
Собрание |
Совещание |
|
1. |
Председательствующий утверждает регламент, презентует выступления, подводит итог собрания. |
Председательствующий напоминает об объявленном в повестке дня регламенте, дает слово докладчикам, предлагает задавать вопросы участникам, является модератором беседы. |
|
2. |
Докладчик доводит информацию до присутствующих, не предполагая вопросов из зала. |
Докладчик доводит информацию до присутствующих, отвечает на заданные вопросы. |
|
3. |
Выступление воспринимается позитивно или нейтрально. |
Выступление может быть воспринято как негативно, так и позитивно. |
|
4. |
Не предполагаются вопросы из зала, активное участие слушателей |
От каждого присутствующего ожидается активное участие в форме вопросов, дополнений, сообщений, выступлений. |
|
5. |
Имеет характер сообщения, отчета, возможно побуждение осознания необходимости, правильности каких-либо действий. |
Имеет «более рабочий» характер: предлагаются сроки и определяются роли конкретных лиц в решении проблем. |
|
6. |
Председательствующий контролирует ход мероприятия, соблюдение регламента. Не предполагаются вопросы к собравшимся в зале. |
Председательствующий может задать вопрос, дать слово любому участнику, внести коррективы в ход совещания. |
|
7. |
Вниманию слушателей предлагается итоговое утверждение, могут быть внесены незначительные коррективы.
|
Во время совещания в резолютивную часть могут вноситься не только значительные коррективы, но и итоговые утверждения. |
Анализ результатов
|
1. |
Анализ численности присутствующих, кворум. |
Не допускается пропуск совещания ни одним из заинтересованных лиц. Игнорирование совещания воспринимается гораздо более негативно, чем собрания. |
|
2. |
Анализ эффективности проведения собрания с точки зрения отрыва участников от производственного процесса и полученного результата. |
Контроль выполнения всех принятых решений с учетом обозначенных сроков. Анализ эффективности проведения совещания. |
4.5. Презентация
Презентация - публичное представление товара или услуги с целью улучшения имиджа, углубления и расширения деловых контактов, приобретения партнеров и потребителей; обеспечения благожелательного приема со стороны общественности. Используются жанры эпидейктической торжественной речи.
Цель презентации определяет:
Это важно знать!
Чем больше аудитория, тем слабее личностное начало и сильнее единодушие.
Чем меньше аудитория, тем сильнее личностное, индивидуальное начало.
Презентация должна быть:
· интересной и актуальной по содержанию;
· оригинальной по форме;
· яркой, запоминающейся;
· побуждающей к активным действиям.
Публичная презентация - это официальное, тщательно спланированное и организованное мероприятие:
· рассчитана на большую аудиторию – от 15 до 200 человек;
· проводится - 1,5 - 2 часа;
· рекомендуется начинать в 15-16 часов;
· после презентации – коктейль или фуршет (17.00-19.00)
.
Подготовка публичной презентации:
- формулируем цель презентации;
-обозначаем ожидаемый результат;
-определяем роли участников: кто будет выступать с приветственным словом, кто - готовить выступление, сообщения, вопросы и др.;
-обозначаем содержание выступления и сообщений;
-определяем набор визуальных вспомогательных средств и рекламных подарков.
2. Готовим:
-речи презентации: приветственное слово, выступление, сообщения. Работая над речью, задаем вопрос: «Каков должен быть результат выступления?»;
- наглядные средства: фильм, рекламные плакаты, таблицы, схемы, стенды и др.
- рекламные подарки с символикой презентуемого (записные книжки, блокноты, авторучки, календари и др.).
3. Информируем СМИ и приглашенных: рассылаем пригласительные билеты участникам.
4. Оформляем зал заседания, фойе рекламными плакатами, печатной продукцией организации, стендами, иллюстративными материалами.
Этапы проведения:
Этап I. Начало презентации
Презентация открывается приветственной речью значимого лица.
Приветственное слово = обращение к участникам + повод для встречи + благодарность
Например: Дорогие дамы и господа! Сегодня у нас знаменательно событие…
или
Дорогие друзья! Мы рады вас приветствовать на празднике комфорта…
При обозначении повода для встречи выражаем положительные эмоции (радость). Для этого используем метафору, которая должна вызывать приятные чувства у присутствующих, желание участвовать в этом мероприятии.
Обращение со словами благодарности к тем, кто принимал участие в создании предмета (представителям власти, организаторам, спонсорам), требует обязательного полного сообщения имен людей и названий организаций.
Этап II.Показ фильма по предмету презентации (10-15 мин.).
Этап III. Выступление с презентационной речью (до 30 мин.) и сообщения (5 - 10 мин.)
Основная речь на презентации — это эпидейктическое выступление, в котором показывается значимость представляемого предмета (товара, услуги), а также формируется положительное отношение к нему. Цель -представить и оценить товар/услугу.
В зависимости от этого в речь
включаем:
- нужную информация о предмете
презентации, которая не столько
будет знакомить, сколько
подчеркивать его значимость,
необходимость, уникальность, актуальность, конкурентоспособность и др.;
Предлагаемой на презентации информации должны поверить, поэтому, кроме оценочных суждений, даем достаточно объективную информацию (например, заключение экспертов +опыт авторитетного лица по использованию этого предмета).
-слова, побуждающие к действию.
В речи сочетаем черты делового мероприятия (информация для присутствующих о новом товаре/услуге) и торжества (торжественная форма сообщения). Она должна вызвать у присутствующих чувство гордости от причастности к событию.
Содержание и построение речи определяются сущностью представляемого предмета.
Речь может включать:
1) описание проблемы, которую решает появление нового предмета/услуги;
2) рассказ о тех людях, которые принимали участие в разработке, производстве и т. п. нового предмета;
3) сообщение о перспективах, открывающихся в связи с появлением нового предмета;
указание на отличительные черты рассматриваемого предмета от других аналогичных.
Презентационная речь (выступление) = вступление (обращение + повод + радость в связи с состоявшейся встречей) + основная часть (представление компании + значимость характеристик товара/услуги -не менее 3-х) + заключение (перспективность и жизненная необходимость предмета).
Отвечая на вопросы, помним о главном: конечный результат презентации.
Сообщения могут быть только информативного (выступление эксперта) или побудительного плана (общий пафос речи: как же раньше жили без этого!? А теперь….).
Этап IV. Заключительная часть
Заключительное слово = краткие выводы + значимость события + благодарность организаторам и присутствующим + слова прощания.
Этап V. Фуршет или коктейль (1,5 – 2 часа).
Ошибка!
1.) Полное отсутствие в речи эпидейктических элементов (похвалы, благодарности, выражения чувства радости и гордости и т. п.).
2) Отсутствие вступления и заключения.
3) Прямой призыв к совершению определенного действия в конце презентационной речи (учиться в нашем вузе, покупать нашу продукцию и т. п.).
Камерная презентация
· рассчитана на небольшую аудиторию – до 15 человек;
· проводится
-в удобное для аудитории время;
- на территории клиента (организации, предприятия) и на территории презентующего (дома, в арендуемом помещении);
-как для незнакомых или малознакомых людей, так и для знакомых, приятелей, подруг;
-в непринужденной обстановке;
· предполагает создание доброжелательной, доверительной атмосферы.
Камерная презентация = небольшой монолог об уникальных (для этой аудитории) характеристиках товара + живой непосредственный диалог (учет индивидуальностей каждого!).
Чем больше времени уделяется непосредственному общениию, тем успешнее презентация.
Приватная презентация – этонеофициальная презентация продавца, реализатора/распространителя:
· рассчитана на 1-2 человек;
· требует индивидуального подхода к клиенту, потенциальному покупателю;
· предполагает:
-знание всех сторон предлагаемого товара и аналогичных ему продуктов;
-понимание психических, физических и физиологических особенностей потенциального клиента.
Приватная презентация = кому + что + как предложить.
Основные этапы камерной и приватной презентации:
оценочные суждения + объективная информация.