4.3. Собрание и совещание: в чем разница

Деловое совещание – одна из форм делового взаимодействия сотрудников (специалистов в определенной области) и руководителей с целью обмена мнениями, информацией, проработки заявленной темы, обсуждения и выработки решения по проблеме, составления и утверждения итогового документа (протокола, решения).

Время проведения –

  • определенный день недели (кроме внеплановых);
  • вторая половина дня;
  • не более 1,5 часов.

Пространственная среда – “все видят всех” (например, в форме “круглого стола”).

Стадии делового совещания: подготовительная, основная (процесс проведения совещания), заключительная (анализ результатов делового совещания).

Все коммуниканты готовятся к совещанию и участвуют в нем.

Если вы организатор и модератор (руководитель отдела, один из ведущих сотрудников) совещания, то:

Если вы участник совещания, то:

Подготовка

  • формулируете:
    •
    • тему совещания;
    • цель совещания;
    • перечень обсуждаемых вопросов;
  • определяете:
    •
    • количество участников совещания (от 6-9 до 12 максимально);
    • состав участников: докладчиков (ответственных за подготовку вопросов);
    • место и время проведения (с 15.30 до 17.00);
    • регламент выступления и обсуждения;

  • готовите документ – повестку дня совещания, в которой все это прописывается, включая указания места, где можно познакомиться с материалами по обсуждаемым вопросам;

  • рассылаете заранее повестку дня совещания всем участникам.

Проведение

Начальный этап

  • произносите вступительное слово: обращаетесь к присутствующим, настраиваете на деловой и конструктивный характер совещания, уточняете повестку дня.

Основной этап

  • следите за регламентом в течение всего совещания;

  • определяете порядок предоставления слова;

  • вовлекаете “малоактивных”, задавая нужные вопросы;

  • одобряете участников, которые вносят конструктивные предложения;

  • продвигаете решение проблемы (“а если на это посмотреть с другой стороны…”, “ а какие есть еще варианты…”);

  • активизируете участников, используя приемы: “высказывание по кругу” и “мозговой штурм” (высказываются все, идеи безоговорочно принимаются, фиксируются);

  • перефразируете сказанное с целью

уточнения (“если мы вас правильно поняли,…”, “…то есть вы хотели сказать…”);

  • указываете на совпадение точек зрения;

  • обозначаете альтернативные точки зрения;

  • подводите промежуточные итоги.

Завершающий этап

  • произносите заключительное слово: подводите итоги, комментируете работу совещания и принятое решение, определяете задачи на будущее, настраиваете участников на эффективную работу,

  • благодарите участников.

Анализ процесса и результатов

  • редактируете протокол совещания:

уточняете формулировки мнений, предложений, вопросов, позиций, решения совещания;

  • задаете себе вопросы:

    •
    • Правильно ли был подобран состав участников?
    • Одинаково ли все понимали проблему, если нет, то почему?
    • Была ли дискуссия конструктивной? Почему?
    • Возникали ли конфликты между участниками, если да, то почему?
    • Все ли участники были достаточно активны?
    • Что может сделать совещание более продуктивным? Как это сделать?

  • рассылаете краткий протокол тем, кто будет выполнять решения;

  • контролируете ход и выполнение решений.

 Ошибка!

1. Подавлять мнение меньшинства – оно может быть самым конструктивным.

2. Пускать совещание на “самотек”: не улавливать настроение, не видеть угрозу конфликта, бесполезность дискуссии.

3. Использовать слова-конфликтогены, некорректные вопросы.

Подготовка

  • знакомитесь с:
    • повесткой дня совещания;
    • с материалами по вопросам, которые будут обсуждаться;
  • готовите
необходимые для обсуждения и решения проблемы документы;
  • формулируете (письменно)

    • предложение по решению проблемы и
    • аргументы в защиту своего предложения;
    • вопросы (закрытые – для уточнения фактов, деталей; открытые – Зачем? Что делать? Почему? Как? для прояснения мнений, суждений, концепций, ситуаций);

Участие

  • слушаете пассивно, чтобы услышать сказанное, и активно, задавая открытые и закрытые вопросы, перефразируя сказанное, например: “Если я вас правильно понял, вы сказали…”, резюмируя основные положения, чтобы их понять, уточнить;

  • задаете корректные вопросы, указывая их цель;

  • внимательно выслушиваете ответы на свои вопросы;

  • предлагаете свое суждение по проблеме и аргументы в его поддержку;

  • используете местоимение “Я”, показывая, что вы можете взять ответственность на себя;

  • участвуете в дискуссии:

    •
    • переводите “атаку на себя” в “атаку на проблему”, как бы объединяясь с оппонентом, например:“Я рад, что Вас волнует тот же вопрос, и вы пытаетесь найти наилучшее решение…”;
    • используете конструктивную критику (называете факты и их причины, действия и ошибки; предлагаете пути решения проблемы, устранения недостатка).

Анализ своего участия

  • задаете себе вопросы:

    •
    • Четко ли я сформулировал и представил свою позицию?
    • Была ли она услышана и понята?
    • Были ли мои вопросы корректны и целесообразны?
    • Продвинули ли они решение проблемы?
    • На что обратить внимание при подготовке к следующему совещанию?

 Ошибка!

1. Задавать провокационные вопросы или вопросы-ловушки, которые провоцируют конфликт, а не продвигают решение проблемы.

Прослывете конфликтным человеком!

2. Использовать “Вы-утверждения” вместо “Я-сообщений”: говорите не о поступках и мыслях других, (“А вот здесь Вы неправильно действовали ..”), а о вашем восприятии их, например: “Мне кажется, что здесь что-то не так…” или вместо критики предлагать свое решение (“Мне кажется, что здесь можно предложить другой вариант...”).

3. Интерпретировать чужие идеи (например: “Вот Вы все время говорите…”) вместо высказывания собственных предложений (например:“Я думаю /предлагаю/считаю…”, “Мне представляется это следующим образом…”, “На это можно посмотреть и с другой стороны…”).

 

Собрание – форма делового общения, близкая к совещанию. Цель – подготовить собравшихся к восприятию важной для всего коллектива информации, ее распространение , формирование позитивного отношения к ней, декларация заранее определенного решения.

Сравним эти формы делового общения.

Подготовка

№

Собрание

Совещание

1.

Организаторы готовят один или несколько докладов.

Роль остальных участников –слушать пассивно.

Как правило, готовятся и организаторы, и остальные участники, т.к. во время совещания любому, а докладчикам тем более, могут быть заданы вопросы. Выслушиваются мнения всех.

2.

Суть доклада, а иногда даже и тема, заранее неизвестна.

Заранее готовится решение, декларация, которая может быть утверждена общим голосованием.

Тема совещания объявляется заранее. Предложения для решения могут быть собраны заблаговременно, но не всегда.

3.

Участвует широкий круг лиц – весь профессиональный коллектив.

Участвуют лица, заинтересованные в решении указанных проблем.

Проведение

№

Собрание

Совещание

1.

Председательствующий утверждает регламент, презентует выступления, подводит итог собрания.

Председательствующий напоминает об объявленном в повестке дня регламенте, дает слово докладчикам, предлагает задавать вопросы участникам, является модератором беседы.

2.

Докладчик доводит информацию до присутствующих, не предполагая вопросов из зала.

Докладчик доводит информацию до присутствующих, отвечает на заданные вопросы.

3.

Выступление воспринимается позитивно или нейтрально.

Выступление может быть воспринято как негативно, так и позитивно.

4.

Не предполагаются вопросы из зала, активное участие слушателей

От каждого присутствующего ожидается активное участие в форме вопросов, дополнений, сообщений, выступлений.

5.

Имеет характер сообщения, отчета, возможно побуждение осознания необходимости, правильности каких-либо действий.

Имеет “более рабочий” характер: предлагаются сроки и определяются роли конкретных лиц в решении проблем.

6.

Председательствующий контролирует ход мероприятия, соблюдение регламента.

Не предполагаются вопросы к собравшимся в зале.

Председательствующий может задать вопрос, дать слово любому участнику, внести коррективы в ход совещания.

7.

Вниманию слушателей предлагается итоговое утверждение, могут быть внесены незначительные коррективы.

 

Во время совещания в резолютивную часть могут вноситься не только значительные коррективы, но и итоговые утверждения.

Анализ результатов

1.

Анализ численности присутствующих, кворум.

Не допускается пропуск совещания ни одним из заинтересованных лиц. Игнорирование совещания воспринимается гораздо более негативно, чем собрания.

2.

Анализ эффективности проведения собрания с точки зрения отрыва участников от производственного процесса и полученного результата.

Контроль выполнения всех принятых решений с учетом обозначенных сроков. Анализ эффективности проведения совещания.