4.1. Деловая беседа: хорошо разыгранная пьеса

Деловая беседа – специально организованный предметный разговор, служащий установлению отношений, решению деловых задач, выработке конструктивных решений по проблемам. Внутренние беседы проводятся руководителями и сотрудниками внутри организации, учреждения. Внешние - между партнерами разных организаций и учреждений.

По мнению специалистов, предприниматель тратит на деловые беседы от 50 до 90% своего рабочего времени.

 Виды внутренних деловых бесед

№

Вид деловой беседы/ситуация

Цель проведения

1.

Прием или увольнение персонала

Выявить профессиональный потенциал и личностные качества кандидата на должность или причины на увольнение.

2.

Поручение задания

Информировать о производственном задании и инструктировать об особенностях его выполнения.

3.

Подготовка персонала к внедрению инноваций

Настроить сотрудников на положительное восприятие инноваций: сообщить о цели, причинах и способах внедрения.

4.

Беседы дисциплинарного характера с подчиненными

Выявить причины нарушения дисциплины, некачественного выполнения работы.

Стимулировать необходимые изменения в поведении сотрудника (в зависимости от причин).

5.

Неформальные беседы

Улучшить психологический климат в коллективе: узнать, как складываются отношения между сотрудниками, выявить проблемы и вовремя их разрешить; предотвратить конфликт.

6.

Разрешение конфликтных ситуаций

Анализировать конфликтную ситуацию, выявить причины конфликта, обсудить возможные способы его урегулирования.

Специалисты утверждают, что хорошо подготовленная и правильно проведенная деловая беседа в 7-ми случаях из 10-ти помогает достичь результатов; повышает производительность труда на 20-30%.

Подготовка включает 2 аспекта: организационный и аналитико-содержательный.

1) Решаем:

- с кем встречаться (участники);

- когда и почему (время; например: лучше первая половина дня, чтобы знать, как действовать в течение дня);

- где и почему/зачем (место; в своем кабинете, в нерабочей зоне за круглым столом, например: чай попьем, заодно и выясню…);

- сколько времени потребуется (регламент – 10 - 30 мин.).

2) Моделируем ход деловой беседы в разных вариантах:

- четко формулируем цель беседы, и ожидаемый результат (информировать о чем-либо; склонить собеседника к принятию нужного решения; принять решение; решить проблему);

- прогнозируем собеседника (составляем психологический портрет, уточняем репрезентативную систему восприятия (кинестетик, аудиал, визуал), а также его интересы и намерения, цели, оценки, суждения, компетенцию и др.). Задаем вопрос: Если бы я был на его месте, то что мне было бы интересно/ важно?;

- выбираем стратегию достижения результата (принятие решений на основе общих выводов; достижение своей цели любой ценой; компромисс), способы и приемы воздействия;

- обозначаем основные вопросы (идеи), которые нужно обсудить, чтобы получить наилучший результат (не более 3-х);

- определяем ключевые слова беседы и используем их при формулировке вопросов и выражении основных положений проблемы;

- формулируем вопросы к собеседнику и предполагаемые варианты его ответов на них, а также возможные вопросы собеседника и наши ответы на них;

- подбираем необходимый материал: документы, факты, статистические данные, официальные данные, публикации, наглядный материал (лучше один раз увидеть!) и др.;

- анализируем и систематизируем материал по проблемам; комментируем его согласно цели беседы;

- продумываем процесс взаимодействия (как начать беседу; что сказать, о чем промолчать: “Секрет быть скучным состоит в том, чтобы рассказывать все” (Вольтер); как преодолеть барьеры, которые могут возникнуть; как создать нужную атмосферу; как вести себя, если возникнет конфронтация; как не упустить главное в беседе (записывать); как завершить беседу).

При моделировании хода деловой беседы используем конструкции:

ЕСЛИ…, ТО …;

ЕСЛИ он…, ТО я….;

ЕСЛИ я…, ТО он… .

Проведение деловой беседы включает 5 этапов.