1. Оперативность ответа: согласно нормам делового общения на электронное сообщение необходимо ответить в течение 15 минут. Если возможности ответить нет или ответ требует подготовки, все равно следует написать адресанту и сообщить, когда вы сможете дать ответ.
2. Вежливость: электронное сообщения менее формализовано, но приветствие адресата - по-прежнему обязательный элемент.
3. Соблюдение правил орфографии и пунктуации: если есть сомнения в правильности написания, лучше использовать специальные компьютерные программы, чем получить ответ с исправлениями от более компетентного в русском языке коллеги.
4. Стилевая правильность: несмотря на меньшую формальность электронных сообщений, следует не забывать, что это переписка по работе, стиль сообщений – официально-деловой.
5. Аккуратность оформления: сообщение не будет восприниматься серьезно, если набрано разным кеглем, встречаются гиперссылки и лишние знаки. Особое внимание – серьезность изложения: в рабочей переписке нет места смайлам, их стоит приберечь для неформального общения.
6. Отсутствие восклицательных знаков и прописных букв, которые в электронной переписке подобны крику во время разговора. Следует помнить, что нейтральный тон изложения – залог успешного делового общения.
7. Структурированность изложения: электронные сообщения по возможности должны быть краткими. Если возникает необходимость затронуть несколько вопросов, лучше разделить их и выслать несколько писем, каждое из которых посвящено отдельной теме. Это позволит решить рабочие вопросы более оперативно, по мере их поступления.
8. Указание темы письма: быстрота решения вопросов часто зависит от того, указана ли в полученном письме тема. Это чрезвычайно важно для тех сотрудников, которые получают в течение рабочего дня десятки писем. Письмо без темы будет прочитано ими в последнюю очередь или не прочитано вообще. Таким образом, гарантия быстрого ответа на письмо – указание темы. Например, если пишете отчет, в теме следует указать: “Отчет о работе +фамилия”.
9. Приложение файла с соответствующим названием: не соответствует нормам делового общения отправление файла с названием, ничего не говорящим адресату. Если адресат будет сохранять файл, то он будет вынужден его переименовывать, что заставит его потратить свое рабочее время. Например, если Вы отправляете свое резюме, то файл должен называться не “Резюме” (файлов с таким названием у сотрудника кадрового агентства сотни!), а по фамилии соискателя и слова “резюме”: “Петров О.А. Резюме”.
10. Умение пользоваться копиями: это правило особенно актуально для молодых сотрудников, т.к. непосредственный руководитель должен всегда быть поставлен “в копию”, что позволит ему быть в курсе дел начинающего сотрудника и вмешаться в случае необходимости.

Задания